Nuestras Políticas

Política de Tratamientio de Datos

INTRODUCCIÓN

LexNova SAS como de Consultoría en Temas de Desarrollo y Gestión de Cadena de Valor, Cadena de Abastecimiento y Relacionamiento con Terceros comprometida con la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de Empresa es públicas y privadas”. Mediante la

Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único

Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre

otros.

Esta Política forma parte del compromiso de LexNova SAS en su calidad de

responsable del tratamiento de los datos personales, que obtenga en virtud de las

operaciones que se soliciten o celebren con la , conforme a los principios y deberes

definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida

protección de los datos personales que trata el ICETEX en sus procesos y el

cumplimiento normativo en esta materia.

La presente política es de alcance para nuestros empleados y contratistas para realizar

un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes

como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

Estos compromisos se hacen extensivos a representantes, proveedores y otros

terceros que presten servicios o que, de cualquier forma, actúen por cuenta de

LexNova SAS, tales como agentes, intermediarios o s subcontratadas, y con

independencia, todos ellos, del territorio en el que desarrollen su actividad.

PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LexNova SAS, comprometido con el cumplimiento de su deber legal y reglamentario,

propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad

personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles

expeditos, de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos

personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier

producto o servicio de la .

LexNova SAS se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin

embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. LexNova SAS

exige al Encargado del tratamiento de datos personales la atención e implementación

de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos

personales y la estricta confidencialidad de estos.

Los datos personales solicitados directamente por otras Empresa con quien LexNova

SAS realiza convenios, contratos o acuerdos serán responsabilidad directa de la

Empresa.

Los datos personales registrados en las bases de datos del LexNova SAS son

sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio,

actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso,

sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento

de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida

o transferida a Empresa es públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados,

subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos

correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa

suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la

confidencialidad de la información.

En cumplimiento de deberes legales, la Empresa podrá suministrar la información

personal a Empresa es judiciales o administrativas. La Empresa velará por el correcto

tratamiento de datos personales de los menores de edad, garantizando que se cumpla

con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente

autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS

LexNova SAS recolecta, almacena, procesa, usa, suprime, coteja, busca, actualiza,

transmite y transfiere la información personal, requiriendo previamente el

consentimiento libre, expreso e informado del titular de la misma. La autorización es

una certificación que informa al titular de los datos personales acerca de:

• El tratamiento de sus datos personales

• Finalidades del tratamiento.

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas,

cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños

y adolescentes.

• Derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos

personales suministrados que tiene el titular del dato.

• Solicitud explicita de autorización sobre recopilación de datos sensibles.

• Solicitud de autorización sobre recopilación y tratamiento de datos personales

de fuentes públicas, listas restrictivas o consultas en cumplimiento de

programas compliance y de prevención y lavado de activos.

• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del

Tratamiento

LexNova SAS conserva prueba de la autorización otorgada por los titulares de la

información para el tratamiento de datos personales (Decreto 1074 de 2015). Estas

evidencias están almacenadas de la siguiente manera:

• En los sistemas de información quedan registradas las autorizaciones dadas

por los aspirantes o beneficiarios, con la fecha de la autorización y la persona

que otorgó la autorización.

• Las comunicaciones que correspondan a funcionarios y contratistas se

mantendrán en los expedientes.

• Los formatos electrónicos y/o físicos utilizados en la recolección de datos

personales

CANALES DE CONSULTA Y DENUNCIA

Existe un canal directo dispuesto por la Empresa para comunicar de parte de los

empleados, terceros y demás interesados cualquier duda o interpretación de la

política, así como alineados a nuestro Código de Ética y Transparencia un canal de

denuncias en caso de identificar presuntas faltas a nuestros lineamientos.

Recordamos que el canal es para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar

y suprimir datos, o revocar la autorización.

VIGENCIA

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del 06 de junio de 2025,

aprobada por la Junta Directiva.

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